Artikel 3 | Mai 2011 | Word 2010

Abkürzungsverzeichnis in Word 2010



Um ein Abkürzungsverzeichnis in Word 2010 zu erzeugen, bedarf es eines simplen Tricks. Mittels Nutzung der bordeigenen INDEX-Funktion lässt sich ein automatisches Abkürzungsverzeichnis erzeugen.

Das hier beschriebene Tutorial zeigt, wie durch einfache Codeeingabe ein automatisches Verzeichnis für Abkürzungen eingefügt werden kann.

1. Ausgangspunkt: Der Index

Der sog. INDEX, der meist am Ende eines Dokumentes steht, enthält Schlagwörter die durch die Angabe der Seitenzahl schnell und einfach in einem Dokument gefunden werden können.

Beispiel für einen Index

Abb. 1: Beispiel für einen Index

Das Beispiel zeigt einen Index aus dem Buch Götze: Investitionsrechnung. Das Verzeichnis ist zweispaltig aufgebaut, enthält Seitenzahlen und Erweiterungen des angezeigten Begriffs. Word bietet genau diese Möglichkeit Indizes schnell und einfach aufzubauen.

Word 2010

Verweise » Index

Die INDEX-Funktion kann allerdings auch als Abkürzungsverzeichnis missbraucht werden. Der Begriff wird für die Abkürzung genutzt, die Erweiterung für die Ausschreibung der Abkürzung. Nutzt man hierzu allerdings die Bordmittel von Word, stößt man nur auf die Formatierungsmöglichkeiten für Indizes. Die Anordnung zwischen der Abkürzung und der Ausschreibung kann nicht beeinflusst werden. Das Ausblenden der Seitenzahl ist so nicht möglich.

2. Vorteile von automatischen Abkürzungsverzeichnissen

3. Wechsel in die Codeansicht von Word

Word bedient sich bei automatisch aktualisierenden Informationen (Datum, Inhaltsverzeichnisse, Seitenzahlen) der sog. Feld-Funktion.

Word 2010

Einfügen » Schnellbausteine » Feld...

Felder sind vordefinierte Funktionen, denen ein bestimmter Code hinterlegt ist. Im Umgang mit Code und Feldern sind folgende Tastenkombinationen wichtig.

Word 2010

Alle Formatierungssymbole anzeigen

Strg + *

Code aller Felder anzeigen

Alt + F9

Code des ausgewählten Feldes anzeigen

Shift + F9

Leeres Feld einfügen

Strg + F9

4. Abkürzungen aus dem Text aufnehmen

Damit Word im Text vorhandene Abkürzungen in das Abkürzungsverzeichnis übernimmt, müssen die im Text vorhandenen Abkürzungen mit einem Code versehen werden. Die Möglichkeit zunächst entsprechende Wörter durch die Funktion Eintrag festlegen im Reiter Index zu belegen wird hier nicht betrachtet, da die Umänderungen des Codes mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als die sofortige korrekte Codeeingabe.

Zunächst müssen alle Formatierungssymbile angezeigt werden Strg + *. Direkt nach der entsprechenden Abkürzung wird ein leeres Feld Strg + F9 eingefügt und mit folgendem Code versehen.

Word 2010

(Abkürzung{ XE "Abkürzung" \t"Ausschreibung" \f"Verzeichnisname" })

XE definiert, dass es sich bei dem Wort um einen Eintrag für einen Index handelt. t trennt Abkürzung und Ausschreibung voneinander, damit diese nicht wie in einem Index eingerückt untereinander, sondern auf einer Zeile stehen. f definiert den Name des Abkürzungsverzeichnisses - hierbei ist der Phantasie keine Grenzen gesetzt - es empfiehlt sich allerdings eine Kurzform wie bspw. akv.

Mit Code versehene Abkürzung

Abb. 2: Mit Code versehene Abkürzung

5. Abkürzungsverzeichnis anlegen

Durch einen einfachen Code kann das Verzeichnis angelegt werden. Mittels dem definierten Verzeichnisnamen erkennt die Feldfunktion, welche Wörter in das Verzeichnis eingefügt werden sollen.

Word 2010

{ INDEX \f"Verzeichnisname" \k" ⇒ " }

Statt dem Symbol ⇒ bitte einen Tabulator einfügen. Nun werden Abkürzungen und Ausschreibungen direkt in einer Zeile angezeigt. Durch das Verschieben von Tabstopps auf der Linealleiste in der Normalansicht, kann die Einrückung der Begriffe angepasst werden. Die Anpassung der Füllzeichen kann in der Codeansicht in einem Untermenü erfolgen.

Word 2010

Rechte Maustaste auf Tabstopppfeil » Absatz... » Tabstopps... » Füllzeichen

Durch Shift + F9 wird das fertige Verzeichnis angezeigt. Nun können weitere Begriffe mit Code versehen werden. Diese erscheinen dann nach der Aktualisierung des Verzeichnisses.

Word 2010

Rechte Maustaste auf Verzeichnis » Felder aktualisieren...

Das fertige Abkürzungsverzeichnis

Abb. 3: Das fertige Abkürzungsverzeichnis

Artikel 3 | Mai 2011 | Word 2010

Ziel

Erzeugen eines Abkürzungsverzeichnisses durch Codeeingabe.

Navigation

Schnellanleitung

Zunächst alle Formatierungssymbole anzeigen mit Strg + *. Hinter die Abkürzungen im Text ein Feld mit Strg + F9 einfügen. Das Feld mit dem Code { XE "Abkürzung" \t"Ausschreibung" \f"Verzeichnisname" } versehen. Verzeichnis mit dem Code { INDEX \f"Verzeichnisname" \k" ⇒ " } einfügen. ⇒ durch einen Tabstopp ersetzen. Codeansicht durch Alt + F9 beenden.